Cara Menghindari Duplikasi Data dengan Mudah
Sistem ERP merupakan sistem manajemen data perusahaan yang dapat mengintegrasikan keseluruhan informasi fungsional, baik sebagai kontrol maupun mengatur proses bisnis perusahaan. Agar sistem ERP dapat berjalan lancar, tentu Anda perlu menghindari duplikasi data dalam ERP.
Sistem ERP memberikan perencanaan sumber daya perusahaan menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis. Maka dari itu, ERP membutuhkan data-data yang nyata dan tidak duplicate.
Apa yang dimaksud dengan Redudansi Data?
Redudansi merupakan duplikasi dari data yang tersimpan dalam lokasi berbeda-beda. Hal ini bisa terjadi pada database yang tidak terstruktur dengan baik, sehingga menimbulkan kesalahan yang tidak disengaja dalam memasukkan informasi ke dalam sistem.
Timbulnya redudansi data akan memberikan dampak yang sangat besar di dalam database perusahaan. Salah satu dampaknya adalah tempat penyimpanan yang akan terbuang banyak karena terjadinya duplikasi data di dalam sistem.
Dampak lain yang berpengaruh terhadap perkembangan perusahaan yaitu hasil laporan analisis data dari sistem ERP menjadi tidak akurat, karena sistem menganalisis dan memasukkan dua hingga lebih data yang identik ke dalam laporan tersebut. Lalu bagaimana cara mengatasi terjadinya redudansi data?
Cara Menghindari Duplikasi Data dalam ERP
Setelah Anda memahami arti dari redudansi data dan bagaimana dampaknya bagi perusahaan, maka Anda perlu mempelajari cara untuk menghindari redudansi data tersebut. Di bawah ini merupakan 3 cara ampuh yang bisa dilakukan untuk menghindari redudansi data:
- Konsistensi Data Master
Jika menggunakan data master, maka Anda bisa memastikan konsistensi dan akurasi data yang lebih baik. Meskipun data master tidak mengurangi redudansi data, tetapi bisa membantu perusahaan dalam mengatasi tingkat redundansi tertentu.
Manfaat utama menggunakan data master sendiri yaitu jika suatu bagian data berubah, alih-alih mengerjakan keseluruhan data, Anda hanya perlu memperbarui satu bagian dari data tersebut.
- Menghapus Data yang Tidak Perlu
Faktor lain yang bisa menambah redundansi data adalah menyimpan data tersebut di server yang sudah usang atau tidak lagi diperlukan.
Misalnya Anda memindahkan data ke database baru tetapi tidak menghapus data yang sama sebelumnya. Ketika hal tersebut terjadi, maka Anda akan memiliki data yang sama pada dua server dan akan menghabiskan ruang penyimpanan. Untuk mengurangi redudansi data, hapus database yang tidak lagi diperlukan.
- Merancang Basis Data Agar Terstruktur
Database relasional yang didesain secara terstruktur memungkinkan untuk menautkan tabel dan mencocokkannya. Hal ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui pengulangan yang terjadi dan bisa langsung menghapusnya.
- Normalisasi Database
Normalisasi database merupakan proses mengatur data secara efisien sehingga duplikasi data dapat dihindari. Anda bisa memastikan data di semua tempat memberikan tampilan yang serupa dan bisa dibaca dengan cara tertentu.
Dengan normalisasi data, maka Anda bisa membuat standar dengan keinginan sendiri. Normalisasi data bisa membantu untuk memasukkan, memperbarui dan menghapus informasi apapun dengan mudah ke depannya.
- Manajemen Data
Redundansi data yang dibuat sengaja di server penyimpanan bisa membantu perusahaan dalam banyak hal, tetapi hal tersebut bisa menurunkan efisiensi bisnis Anda secara keseluruhan jika hal itu terjadi secara tidak sengaja.
Perusahaan bisa memilih sisi keamanan yang lebih baik dengan menerapkan sistem manajemen data yang andal. Lakukan pengelolaan terhadap data Anda dengan baik agar dapat mengurangi redudansi data untuk membantu bisnis Anda berkembang pesat.
Itulah cara yang bisa Anda lakukan untuk menghindari duplikasi data dalam ERP. Sistem ERP sangat berguna bagi bisnis yang ingin berkembang pesat. Maka dari itu, percayakan implementasi ERP bersama Keysoft sekarang juga, dan dapatkan berbagai penawaran menarik lainnya.
