Standard Operating Procedure dan Penerapannya

 In All Categories

Setiap perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun macamnya, memerlukan sebuah Standard Operating Procedure (SOP) untuk menjalankan tugas dan faedah setiap unsur atau unit perusahaan.
Standard Operating Procedure (SPO) ialah sistem yang dibentuk untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini mengandung urutan proses mengerjakan pekerjaan dari mula sampai akhir. Manfaat SOP secara umum untuk organisasi merupakan:

1.  Sebagai standarisasi teknik yang dilaksanakan pegawai dalam menuntaskan pekerjaan khusus, mengurangi kekeliruan dan kelalaian.

2. Standard Operating Procedure (SOP) menolong staf menjadi lebih berdikari dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sampai-sampai akan meminimalisir keterlibatan pimpinan dalam pengamalan proses sehari-hari.

3.  Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab eksklusif dalam mengemban tugas.

4.  Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan menyerahkan pegawai. teknik konkret untuk membetulkan kinerja serta menolong mengevaluasi usaha yang sudah dilakukan.

5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat menolong pegawai baru guna cepat mengerjakan tugasnya.

6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi tepat guna dan dikelola dengan baik.

7. Menyediakan pedoman untuk setiap pegawai di unit pelayanan dalam mengemban pemberian pelayanan sehari-hari.

8. Menghindari tumpang tindih pengamalan tugas pemberian pelayanan.

9. Membantu pencarian terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam menyerahkan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berlangsung dalam sekian banyak situasi.

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 dilafalkan bahwa penciptaan SOP mesti mengisi prinsip-prinsip antara lain ialah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi untuk pemakai, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum. Adapun cara-cara yang dapat digunakan untuk menciptakan Standard Operating Procedure (SOP) tanpa terlepas dari ajakan PERMENPAN merupakan:

1. Membuat Susunan Kerja

Mintalah pada semua manajer atau kepala bagian dalam perusahaan Anda supaya berbicara dengan bawahannya guna menilai hal-hal apa yang mesti dibicarakan dalam SOP.

2. Merencanakan Alur Proses

Dengan teknik menilai format, menyetujui bentuk dan menciptakan template, memutuskan alur proses, menilai bagaimana SOP itu akan diakses.

3. Lakukan Wawancara

Melakukan wawancara terhadap karyawan untuk memahami apa saja kegiatan harian mereka dalam kegiatan dan bagaimana mereka bekerja.

4. Tulis, Bahas & Sosialisasikan

Setelah mengerjakan wawancara dan mengecek dokumen tata seperti kerja, maka perusahaan mulai dapat menulis SOP, membicarakan kembali dengan pihak-pihak berhubungan dan menyaksikan apakah masih terdapat kesenjangan ketentuan antara pihak pegawai dan perusahaan. Apabila telah ada kesepakatan maka sudah dapat mulai disosialisasikan.

5. Adakan Pelatihan

Setelah disepakati dan disosialisasikan, maka perlu diselenggarakan pelatihan supaya SOP dapat berjalan dengan baik dan benar cocok apa yang diharapkan.

6. Evaluasi

Setidaknya dalam jangka waktu satu tahun sekali, pihak perusahaan mesti mengadakan penilaian terhadap relevansi berjalannya SOP. Apakah ada urusan yang mesti diperbanyak atau dihilangkan.

Prinsip-prinsip SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 dilafalkan bahwa penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) mesti mengisi prinsip-prinsip antara lain: fasilitas dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pemakai, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

1.  Konsisten. SOP mesti dilakukan secara konsisten dari masa-masa ke waktu, oleh siapapun, dan dalam situasi apapun oleh semua jajaran organisasi pemerintahan.

2.  Komitmen. SOP mesti dilakukan dengan komitmen sarat dari semua jajaran organisasi, dari level yang sangat rendah dan tertinggi.

3.  Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP mesti tersingkap terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk mendapat prosedur yang benar-benar tepat guna dan efektif.

4.  Mengikat. SOP mesti mengikat penyelenggara dalam mengemban tugasnya cocok dengan formalitas standar yang sudah ditetapkan.

5.  Seluruh bagian mempunyai peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap formalitas yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak mengemban perannya dengan baik, maka bakal mengganggu borongan proses, yang kesudahannya juga dominan pada proses penyelenggaraan pemerintahan.

6.  Terdokumentasi dengan baik. Seluruh formalitas yang sudah distandarkan mesti didokumentasikan dengan baik, sampai-sampai dapat dijadikan referensi untuk setiap mereka yang memerlukan.

Dengan Standard Operating Procedure yang baik, anda juga dapat mengkombinasikannya dengan software akuntansi yang membantu pekerjaan perusahaan anda menjadi lebih mudah. Key Accounting & Management Software adalah pilihan yang tepat untuk anda.

Recent Posts
Top