Keluhan Pelanggan Dan Cara Menanganinya

 In All Categories

Keluhan Pelanggan – Layanan pelanggan ialah interaksi yang dilaksanakan oleh seseorang saat mengerjakan bisnis dengan suatu perusahaan atau individu. Pengalaman ini mempunyai sifat positif atau negatif. Bisnis yang sukses mengajar staf mereka untuk menanggulangi keluhan pelanggan dengan cepat.

Bagaimana teknik menangani keluhan pelanggan secara efektif ?

  • Mendengar dan memperhatikan dengan baik

Mendengarkan semua keluhan yang pelanggan sampaikan ialah hal dasar dalam menjalankan bisnis. Simak baik-baik dan tidak boleh sesekali mencukur pembicaraan pelanggan, khususnya andai pelanggan sedang berkata dengan nada tinggi atau emosi. Tunjukkan rasa perhatian dan empati sampai-sampai pelanggan merasa diacuhkan dan berilah garansi bahwa keluhannya akan diselesaikan dengan baik.

  • Tenang dan sabar

Terkadang pelanggan merasa tidak dipedulikan sebab Anda terlampau kaku dalam menanggapi keluhannya. Terapkan percakapan dengan gaya santai laksana obrolan keseharian untuk mendinginkan pelanggan yang mengucapkan keluhannya. Meskipun santai, Anda mesti tetap mengawal wibawa untuk mengindikasikan profesionalitas bisnis yang Anda miliki.

  • Terima Keluhan dengan Baik

Biarkan pelanggan tahu bahwa kita memerhatikan apa yang mereka sampaikan. Akuilah andai Anda memang mengerjakan kesalahan. Jangan lupa guna segera meminta maaf atas ketidaknyamanan yang telah diakibatkan oleh kekeliruan tersebut. Katakanlah pula bahwa Anda bakal mengatasi kekeliruan tersebut pada masa-masa yang ditentukan. Namun, andai ternyata keluhan yang dikatakan pelanggan bukan diakibatkan oleh kekeliruan Anda dan sudah terjadi kesalahpahaman, andaikan saja kepada pelanggan bahwa Anda paham bagaimana masalah tersebut dapat membuat mereka kecewa. Anda tidak setuju begitu saja terhadap apa yang disebutkan pelanggan, namun tetap dapat menghargai perasaan mereka.

  • Pahami dan Analisa Masalah Keluhan Pelanggan

Begitu memperhatikan keluhan yang dikatakan pelanggan, Anda pun dapat memahami dengan baik masalah apa yang sebenarnya dihadapi. Setelah itu, kerjakan analisis secara cepat, apakah sebelumnya Anda pun pernah mendapat keluhan serupa? Jika iya, penyelesaian apa yang dulu Anda tawarkan dan terapkan? Apakah penyelesaian tersebut sukses mengatasi keluhan pelanggan? Apabila berhasil, Anda dapat kembali memakai solusi itu untuk menangani keluhan yang kali ini dikatakan pelanggan. Itulah kenapa penting untuk Anda untuk menulis setiap komplain yang masuk dan cara-cara yang Anda kerjakan untuk menanganinya. Jika terdapat satu komplain yang terus menerus dikatakan pelanggan, jadikan urusan itu sebagai peringatan keras bahwa Anda mesti memungut tindakan serius.

  • Segera Tangani Komplain dengan Cepat

Setelah Anda paham inti keluhan yang dihadapi pelanggan dan meminta maaf karenanya, sekarang Anda dapat menawarkan penyelesaian yang tepat guna mengatasinya. Jelaskan solusinya untuk pelanggan dan konfirmasikan apakah penyelesaian tersebut dapat menuntaskan masalah mereka

  • Berikan Solusi Terbaik

Menangani keluhan pelanggan belumlah berlalu sampai kita benar-benar merealisasikan solusi yang sudah Anda tawarkan. Penerapan penyelesaian harus menjadi empiris yang efisien untuk pelanggan. Misalnya, pelanggan Anda mengucapkan keluhan sebab server jaringan situs Anda seketika down. Pastikan pelanggan tahu bahwa Anda mengetahui betapa mendesaknya masalah itu dan Anda bakal segera memperbaikinya dalam sejumlah jam. Ingatlah bahwa andai sistem IT perusahaan down, tidak saja pelanggan yang menikmati dampaknya, tetapi pun Anda. Produktivitas karyawan bakal berkurang dan dominan pada performa kinerja. Dalam urusan ini, komplain dari pelanggan juga dapat bermanfaat sebagai alarm untuk bisnis Anda.

Keluhan ialah indikasi bahwa pelanggan menyerahkan perhatian untuk bisnis kita dan masih hendak memakai produk atau jasa Anda. Komplain dari pelanggan ialah salah satu teknik untuk menjalin komunikasi untuk pelanggan. Jika Anda bisa menanggulanginya dengan baik, bisnis Anda bakal mendapatkan evaluasi yang bagus dari pelanggan. Satu pelanggan yang terpuaskan ialah aset promosi berharga sebab akan bercerita untuk puluhan orang lainnya mengenai bisnis Anda.

Anda mencari software yang dapat membantu anda dalam memberikan service yang berbaik untuk pelanggan ? Key ERP Software adalah pilihan yang tepat untuk anda.

Recent Posts
Top Barang LokalSegmentasi Pasar